【パソコン講座テキスト　アドボイスの使い方　住所録と差出人の登録】

アドボイスの操作はＦ２，Ｆ３，Ｆ４，Ｆ５，Ｆ６キーとページダウンとページアップを覚えてください。
Ｆ２は追加入力　
Ｆ３は修正　
Ｆ４は検索　
Ｆ５は抽出　
ＳＨＩＦＴ　プラス　Ｆ５は抽出解除　
ＣＴＲＬ　プラス　Ｆ６は差出人の登録と終了　
　　（注意　Ｆ６キーを単独で押しますと画面の拡大率切り替えになってしまいますので気を付けてください。）
それと、ページダウンとページアップでシートのめくりと戻りです。
これを覚えるとほとんど操作ができます。

それではもう少し詳しく説明します。

●1、　新しい住所録の作成、
まず、新しい住所録を作ってみます。

ＣＴＲＬ　プラス　Ｎキーで住所録の新規作成を開きます。
新しい住所録を作成します。新規ファイル名のエディット文字入力
と聞こえますので。
ここでは、「知人・友人」として入力しＥｎｔｅｒします。
これで新しく知人・友人の住所録が作成され、
登録データがありません　ファンクション２で追加してください
と聞こえます。
これでＦ２キーを押してから後は各項目を入力してゆけば良い訳です。

ここでは各項目の入力方法は省略しますが、
注意として、宛名印刷をする時、
例えば名前１にご主人の名前で
名前２に奥さんの名前を入れる場合は
名前１の氏名と名前の間にはスペースを入れ、
名前２の先頭一文字にはスペースを入れてください。

また、郵便番号を入力した時点で、Ｃｔｒｌ　プラス　Ｆ３を押すと、
住所が表示されますので、住所の取り込みまでＴａｂで移動し、
Ｅｎｔｅｒ　スルト番地の手前まで住所1にデータが自動入力されます。
逆に郵便番号が分からない場合は、住所1で、Ｓｈｉｆｔ　プラス　Ｆ３で郵便番号が表示され自動入力が出来ます。

シートの入力方法は備考２を参照してください。

シートの入力が終わったら、エスケープを押してからＥｎｔｅｒを押すとシートが保存され閲覧に移ります。

アドボイスでは、
一人の住所のデータをシートと呼びます。

新しいシートを追加するには、Ｆ２を押します。
シートの修正は、Ｆ３です。
修正後の保存も上と同じです。

また、シート削除はＣｔｒｌ　プラス　Ａｌｔ　プラス　デリートです。

他の人の住所を閲覧するには、
次のシートはページダウンで、
前のシートにはページアップで移動します。

その他の主なショートカットは備考１を参照してください。

●２，　住所録の切り替え、

例えば、以下の三つの住所録を持っていたとします。
1）「家族・親戚住所録」
2）「知人・友人住所録」
3）「一般住所録」

これを「知人・友人住所録」から「一般住所録」へ切り替えてみます。

Ｃｔｒｌ　プラス　Ｏキーを押すと、
住所録の切り替えのダイアログボックスが開きます。
Ｔａｂを押すと、一覧が出ますので、
下カーソルで切り替えたい住所録に合わせます。
ここでは「一般住所録」に合わせ、Ｅｎｔｅｒを押します。
これで「一般住所録」が読み込まれます。

●３，　差出人の登録、

次に宛名印刷に必要な、差出人の登録方法を説明します。
Ｃｔｒｌ　プラス　Ｆ６で差出人の登録を開きます。
ここで、『差出人の登録』と聞こえます。
初めて、差出人の登録を実行したときは
『登録データがありません　ファンクション２で追加してください』と聞こえます。

差出人のデータ入力は、住所録と同じです。

差出人シートには、次のデータ項目があります。

　【見出し】
　【名前１】と【名前２】
　【電話番号】
　【ＦＡＸ】
　【携帯電話】
　【郵便番号】
　【住所１】から【住所３】まで
　【Ｅメール】
　【備考】

ここで、見出しと備考を除いた他の登録データは、必ず印刷されますので、
電話番号や携帯電話及びメールアドレスのデータを登録すると、
電話番号や携帯電話及びメールアドレスが印刷されてしまいますので注意してください。

まず、見出しに、差出人の区分の名前を入力します。
私の場合は、
「自分」と
「連盟」と
「家内」
の３種類が登録してあります。

それでは、山田太郎さんの場合の入力を紹介します。
入力しない項目は抜いてあります。

　【見出し】：太郎
　【名前１：】山田　太郎
　【郵便番号】：370-0001
　【住所１】：群馬県高崎市中尾町
　【住所２】：1-1-10
住所は一行10字以内で住所1、住所2と分けて入力した方が良いと思います。

次は、連盟の場合です。
　【見出し】：連盟
　【名前１：】山田　太郎
【名前２】：　花子
　【郵便番号】：370-0001
　【住所１】：群馬県高崎市中尾町
　【住所２】：1-1-10

注意：
連盟の時は名前１、の氏名と名前の間はスペースを入れ、
名前２、の先頭一文字にはスペースを入れてください。

入力が出来たら、エスケープを押してからＥｎｔｅｒを押すと登録が完了します。

追加登録はＦ２キーで、
Ｆ３キーで修正が出来ます。
閲覧時のシート切り替えは、ページアップとページダウンです。

ｃｔｒｌ　プラス　Ｆ６を押すと差出人の登録が終了し、基のシートの閲覧に戻ります。

●備考１、主なショートカット、

フルキーコマンド抜粋一覧

◎ファイルメニュー関連：

住所録の新規作成：Ctrl　＋N　
住所録の切替：Ctrl　プラス　O　
印刷フォームの設定：Ctrl　プラス　U　
印刷コメントの編集：Ctrl　プラス　Shift　プラス　F8　
印刷：Ctrl　プラス　P　
別の住所録名で保存 Ctrl　プラス　Shift　プラス　F4　
シート情報の読み上げ：Ctrl　プラス　F4　
印刷フォームの読み上げ： Alt　プラス　F3　

◎編集メニュー関連：
シートのコピー：Ctrl　プラス　Shift　プラス　Insert　
貼り付け：Ctrl　プラス　V　
検索：F4またはCtrl　プラス　F　
次を検索：Alt　プラス　下矢印　
前を検索：Alt　プラス　上矢印　
先頭シート：Ctrl　プラス　Home　
末尾シート：Ctrl　プラス　End　
前シートタブ：Ctrl　プラス　PageUp　
次シートタブ：Ctrl　プラス　PageDown　
前シート：PageUp　
次シート：PageDown　

◎シート関連：

シート追加：F2　
シート修正：F3　
シート削除：Ctrl　プラス　Shift　プラス　Delete　
条件抽出：F5　
抽出再実行：Ctrl　プラス　F5　
抽出解除：Shift　プラス　F5　
並び替え：Shift　プラス　F1　
差出人の登録：Ctrl　プラス　F6　
差出人の登録終了：Ctrl　プラス　F6　

◎環境メニュー関連：

住所から郵便番号を検索：Shift　プラス　F3　
郵便番号から住所を検索：Ctrl　プラス　F3　
自動ダイヤル：Shift　プラス　F2（パソコンにモデムが取り付けてある場合）　

●備考２：シートの入力方法、
◎よみがな
全角ひらがな３２文字まで、自動的に日本語変換。
◎名前
全角１５文字まで、自動日本語変換。
◎敬称
全角６文字まで、自動日本語変換。
最初は「様」が入力されています。
スペースキーを押すと敬称データを次の中から選択することができます。
　　〈様〉
　　〈殿〉
　　〈御中〉
　　〈行〉
　　〈先生〉
　　〈君〉
　　〈くん〉
　　〈ちゃん〉

◎電話番号及び携帯電話
半角２０文字まで、自動半角変換。
◎郵便番号
半角８文字まで、自動半角変換。
◎住所
【住所１】から【住所３】の項目についてです。
全角２０文字まで、自動日本語変換。

◎Ｅメール
半角５０文字まで、自動半角変換。
◎備考
【備考１】から【備考１０】の項目についてです。
全角６４文字まで入力できます。
自動的に日本語変換の使える状態になっています。
※アドボイスの初期状態では、【備考１】から【備考３】までしか表示されていませんが【備考１０】まで増やすことができます。

●備考３：シートの閲覧方法、

閲覧の基本は、登録した一人一人のシートを移動して、その内容を確認していくことです。

登録したシートを移動するには、PageDown・PageUpのキーを使用します。
PageUpを押すと、シートをさかのぼりながら、１つずつ前のシートへ移動していきます。
PageDownを押すと、次へ次へと１つずつシートが移動します。
シートが移動したときは、【よみがな】のデータを自動的に読み上げますので、
今、誰のシートが出ているか分かります。

また、シートの登録が多くなると、
最初のシートや最後のシートにページアップやページダウンで移動するのは大変ですので、
その様な時には、
Ｃｔｒｌ　プラス　ＨＯＭＥキーで先頭のシートに、
Ｃｔｒｌ　プラス　Ｅｎｄキーで最後のシートに移動してください。

●備考4：検索と抽出、
検索方法は
まず、ｃｔｒｌ　プラス　HOMEキーで最初のシートに移動しておきます。
次に、検索したい項目の所で、Ｆ４を押して、
検索文字を入力しＥｎｔｅｒします。
これで検索された一番最初のシートが出ますが、
違っていれば、
Alt　プラス　下矢印で必要なシートを探します。
戻る場合は　Ａｌｔ　プラス　上矢印です。

次にシートの抽出ですが、
例えば知人・友人の住所録で、年賀状を出す人に区分を付け、
その人だけを抽出し、宛名の連続印刷をするには、
まず、年賀状を出す人のシートをｆ3で編集にしておいて、備考3に区分例えば「1」を入力して登録しておきます。
次に、Ｆ５を押して抽出条件入力画面にして、
下矢印で抽出したい項目に合わせます。
抽出条件の入力を行います。
ここでは備考３で「1」と入力し、
下矢印で
「いづれかの条件に一致するシートを抽出しますか」をＥｎｔｅｒします。
これで備考3に年賀状を出す区分「1」のシートの人が抽出されます。

以上です。
次回は、年賀状の宛名印刷と、裏面印刷の方法を書きます。

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